OFICIO, SOLICITUD, MEMORIAL, ACTA, MEMORANDUM

OFICIO, SOLICITUD, MEMORIAL, ACTA, MEMORANDUM

Un oficio es un documento que tiene la función de comunicar una resolución, dictamen, acuerdos, órdenes, informes o disposiciones.

Casi cualquier institución puede emitir oficios, desde instituciones escolares, gubernamentales, sindicatos y asociaciones civiles.

Las partes fundamentales de un oficio son las siguientes:

• Membrete.- Este es para dar a conocer la empresa o dependencia.
• Fecha.- Esta es la que da vigencia al trámite.
• Lugar (puede ser opcional)
• Número.- Este es un indicativo, generalmente es un folio.
• Destinatario.- Es la persona o personas que están destinadas a recibir el documento.
• Asunto.- Es la esencia misma del documento y siempre debe de existir.
• Referencia.- Esta es necesaria cuando el oficio requiere de constataciones.
• Cuerpo o texto.- Es el mensaje que se quiere comunicar.
• Despedida.- Esta puede ser formal o informal, pues esta aplica obligada pero cambia dependiendo del documento.
• Firma.- Se escribe la rúbrica a mano del responsable o responsables.
• Anexo.- Este se puede usar o no, siempre dependerá del asunto y se utilizan o al encargado.

Ejemplo de oficio simple:

OFICIO NUM. 11 847 / 09 HB
CARACAS, VENEZUELA,  11 DE MARZO  DE 2010

Señor Gerente de la Oficina Mayor Ejemplode y CIA:
Marcelo Ruival Gómez

Asunto: Denuncia privada por reiterados abusos de poder.
Referencia: 578 CSDHB534

A través de la presente quiero hacer llegar  mi profunda molestia y queja personal por los graves hechos ocurridos el pasado día viernes 12 de julio en horario nocturno en las inmediaciones de la empresa, más precisamente en sus fondos cubiertos.

La seguridad de la empresa en cuestión se hizo presente y actuaron de forma incorrecta. Los hechos no meditaban tales reprimendas y no se volvieron más tarde a aparecerse por el edificio de la empresa. Afortunadamente pasó por el lugar el Inspector Mayor de personal, que mediante su buena voluntad logró zanjar los  problemas y convenció a los guardias a deponer sus negativas actitudes.

Adjuntamos otros testimonios de testigos presentes en el lugar y cintas de videos con las grabaciones correspondientes.

Reciba un cordial saludo, atentamente

Dirección General Ejemplode.com y CIA
Marcelo Ortega y Venancio

Tipos de oficios:

1.- Oficios administrativos.- Son usados en las empresas para realizar comunicados o para constatar trámites o acatos.

2.- Oficios de transcripción.- Estos pueden notificar resoluciones y deben de contar con una transcripción del documento a notificar.

3.- Oficios múltiples.- En estos oficios se entrega información de una o varias personas o se entrega a varias personas. La función es sólo abarcar a más de una persona.

Ejemplo de oficio administrativo:

Tejidos Guarrido S.A de C.V
Av. Indio Triste Col. Evolución
Estado de México

Referencia: 578 CSDHB534
Oficio: 2256
Asunto: Venta de material

México D.F a 10 de febrero de 2015

C Gerente Ejemplode y CIA, Rubén Torres Gómez
Se le comunica con la presente que se ha vendido un total de 300 conos de hilo.
Esperamos que sean entregados en tiempo y forma en el transcurso de la semana.
Reciba un cordial saludo, atentamente

Dirección General
Tejidos Guarrido S.A de C.V

Ejemplo de oficio de transcripción:

Colegio Valente Pérez S.C

Expediente 5567/2015
Alumno: José Rosendo Núñez R.
Asunto: Beca

Sr. Padre de familia, le comunicamos que el alumno al rubro ya recibido el beneficio de la beca que otorga este colegio, y usted deberá presentarse a la brevedad para poder realizar los trámites correspondientes.
Cito: “…Firma del documento de aceptación y constatación de necesidad de beca por parte del padre o tutor…”
Sin más por el momento

Colegio de profesores
Presidente. Leonel Torres Lino
Firma

Ejemplo de oficios múltiples:

Consejo Judicial
Gobierno de la Ciudad de México D.F

Asunto: Comunicado
Fecha: 10 de febrero de 2015
Emisor: Consejo de transporte
Receptores: Ana María Pérez Rodríguez y/o Ricardo Vargas Gutiérrez

Con el presente se les comunica que pueden pasar a recoger el vehículo descrito como Nissan Platina Color Rojo placas rpe2145, que ha sido dado de alta en la dirección de tránsito.
Al haberse cubierto la multa correspondiente se puede pasar a recoger el vehículo.
Así lo establece el C. Director de trasportes de esta ciudad para los efectos legales correspondientes de conformidad con el artículo 45 del reglamento de la institución.
Atentamente

Carlos Rivero Saldaña

Imagen de un oficio

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CONCEPTO, PARTES Y EJEMPLOS DE DOCUMENTOS 



EL MEMORIAL: PARTES Y EJEMPLOS

EL ACTA



NUMERACIÓN DEL OFICIO 

EL MEMORANDO

También conocido como memorándum. Cultismo del latín que significa “algo que deberá guardarse en la memoria”.
En el argot de empresa suele denominarse como memo. Este tipo de documento se usa con documento de carácter interno en la empresa destinado a transmitir órdenes, comentar determinados asuntos, dar recomendaciones, etc.

Se caracteriza por su brevedad y claridad de aquello que se pretende comunicar. No contiene saludo ni despedida.

Partes en las que se divide un memorando

Un memorando deberá presentar la siguiente estructura:

1. Cabecera. En ella se indicarán los datos del remitente (persona, departamento, etc.), los datos del destinatario, es decir, a quien va dirigido el memorando, el asunto del memorando y la fecha del mismo. El memorando no lleva saludo a diferencia de otros documentos, como por ejemplo, la carta.
2. Cuerpo. Texto principal donde se expone de forma breve y concisa el motivo del documento.
3. Pie. En él se podrán indicar los posibles anexos de documentos al memorando o cualquier otro dato que pueda ser de interés.

MEMORANDO 1

 EMPLEANDO UNA PLANTILLA WORD



 
Ejemplo de acta de reunión

Junta para la organización del evento por el 50 aniversario de la empresa
Guanajuato, Gto., 12 de Abril del 2011
Salón Guerrero, Hotel Trade Centro, Av. del Imán 23.
9 am.

La presente reunión, que tuvo lugar el Martes 12 de Abril del 2011 en el Salón Guerrero del Hotel Trade Centro, ubicado en Av. del Imán 23 en Guanajuato, Gto., a las 9 am, tuvo como objetivo el de hablar sobre la organización del evento con el que se celebrara el 50 aniversario de la empresa.

Se contó con la presencia del Director General de la empresa, el Lic. Rogelio Gutiérrez Mazo; el director del departamento de relaciones públicas, el Lic. Arturo Farías Rodríguez; el director del departamento de contabilidad, el Lic. Adolfo Alfaro Gómez y la representante de la empresa contratada para la organización y logística del evento, la Sra. Margarita Brito Meneses.

Durante la reunión se habló sobre el presupuesto con el que se contara para la realización del evento y la manera en la que se gastará; también se discutió sobrelas posibles opciones de lugares, en lo cuales, se podría celebrar el evento; Otro tema tratado durante la reunión fue la cantidad de invitados que tendría dichoevento.

Así mismo, se decidió que el mejor lugar para realizar el evento son las instalaciones que la empresa tiene en la zona industrial de Toluca, esto con el fin de no gastar dinero en la renta de un lugar, lo que permitirá contratar un mejor servicio de comida y bebida.

Por último, se concluyo que era de suma importancia que tanto los alimentos como las bebidas que se sirvan durante el evento deben ser de la mejor calidad, la decoración deberá respetar los colores institucionales de la empresa y se contará con un servicio de valet parking que ayude con la organización de lo automóviles en el estacionamiento del lugar.

Realizar 1 oficio, dirigido al padre del alumno,  DE: Prof Efren Medardo, con el ASUNTO Informe de rendimiento de su menor hijo 

2. Realizar solicitud, realizada la reunión en el aula de derecho, indicando los alumnos ausentes, Agenda: Acuerdos sobre el viaje de estudios.

3. Realizar oficio dirigido a la APAFA firmado por los estudiantes para solicitar el cambio del modelo del uniforme escolar y buzo por motivo de los 50 años.

1. Realizar 1 MEMORANDUM, dirigido al padre del alumno,  DE: Prof Efren Medardo, con el ASUNTO Informe de rendimiento de su menor hijo

2. Realizar 1 ACTA DE REUNIÓN, realizada la reunión en el aula de derecho, indicando los alumnos ausentes, Agenda: Acuerdos sobre el viaje de estudios.

3. Realizar 1 MEMORIAL dirigido a la APAFA firmado por los estudiantes para solicitar el cambio del modelo del uniforme escolar y buzo por motivo de los 50 años.

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